Uluslararası İş Analizi [PDF]
İş Analizine Giriş
İş birimi, işin nasıl ilerlediğini, rolleri bilmekten sorumludur. Bilgi Teknolojileri gerekli işin geliştirilmesinden sorumludur.
IIBA (International Institute of Business Analysis); yazılımı ve yazılımın nasıl daha iyi yapılacağını anlamak değil, işi anlayıp işi nasıl daha iyi sonuçlar elde edeceğini hedeflemektir. İş analizinin büyük bir bölümü yazılım geliştirmeyi kapsamaktadır.
İş Analizi, ihtiyaçları tanımlayarak ve paydaşlara değer katan çözümler önererek bir işletme bağlamında değişimi mümkün kılma uygulamasıdır. (Uluslararası Enstitüsü)
İş analisti, bir ihtiyacı anlayan ve bu ihityaca yönelik çözüm üreten iştir. Farklı ünvanlar sahip olsa da iş analistleri çeşitli kaynaklardan gelen bilgileri incelemek, sentezlemek ve analiz etmek sorumluluğundadır. Sorunları, nedenleri ve paydaşların ihtiyaçlarını doğru şekilde anlaması gerekmektedir. Paydaşlara değer katan çözümler sunulmasında rol oynar.
Kurumsal sorunları ve hedefleri anlamak, ihtiyaçları ve çözümleri analiz etmek, strateji geliştirmek, değişimi yönetmek ve paydaş işbirliğini kolaylaştırmak en temel iş analisti görevlerindendir.
Analitik düşünce ve problem çözme, öğrenmeyi ve çözüm sunmayı öğrenmelidir, büyük resmi görmeyi iyi bilmelidir (iyi, kötü yönleri, etki alanları), kişisel hesap verme, görselleştirme, detaylandırma ve iyi iletişim becerilerine sahip olmalıdır.
IIBA tarafından sertifikasyon sınavları mevcuttur. Bu sertifikalar iş tecrübe seviyesine göre alabilecek 3 seviye mevcuttur. IIBA tarafınfan BABOK (bieybok) adında kılavuzu mevcuttur. İş analizi nedir? iş analisti ne iş yapar? şeklinde temel analiz bilgilerini içermektedir.
Bilgi Alanları; Strateji Analizi, Gereksinim Analizi ve Tasarımlarının Tanımlanması, Çözümün Değerlendirilmesi işin kalbi ve temellerini oluşturmaktadır. İş Anlizi Bilgilerinin Ortaya Çıkarılması ve İş Birliği, İş Analizi Planlama ve İzleme, Gereksinim Yaşam Döngüsü Yönetimi şeklinde 6 farklı yönetimden oluşmaktadır.
İş Analizi Temel Kavramlar
BABOK, iş analizi çerçevesini 6 farklı model üzerinde oluşturur. Herhangi bir noktada bu modelleri ve ilişkileri değerlendirerek daha kaliteli bir iş analizi yapılması sağlanmaktadır.
Değişim, Bağlam, Paydaş, İhtiyaç ve Değer temel kavramlardır.
Yapmak istediğimiz değişiklik nedir? Hangi bağlamda yapılması gerekmektedir? Paydaşları nasıl etkiliyor? şeklinde sorular sorulması gerekmektedir.
Değişim: Bir ihtiyaca yanıt olarak dönüşüm eylemidir.
İhtiyaç: Ele alınması gereken sorunlar veya fırsatlar nelerdir?
Paydaş: Değişim, ihtiyaç veya çözümle ilişkisi olan bir birey veya grup nasıl etkilenmektedir?
Bağlam: Değişimi etkileyen ve değişimin anlaşılmasını sağlayan koşullardır.
Değer: Bir bağlam içinde bir paydaş için bir şeyin değeri, önemi ve kattığı faydadır.
İş analizi ihtiyaçları tanımlayarak ve paydaşlara değer katan çözümler önererek bir işletme bağlamında değişimi mümkün kılma uygulamasıdır.
Gereksinim; ihtiyaçlardan gelen bir gerekliliktir. Tasarım; gereksinime bağlı olarak görselleştirilen ve çözüme götüren gerekliliktir. Örneğin; Direktör kar payını arttırmayı ihtiyaç olarak görürken, çözüm olarak işletme maliyetlerini düşürmeyi seçebilir. Bunun için müdür işletme maliyetlerini düşürmeyi ihtiyaç ve lojistik süreçleri otomatikleştirmeyi çözüm olarak görebilir. Bakış açısından gereksinim ve tasarım farklılık göstermektedir. Analist “Neden?” sorusuyla bu ihtiyacı en doğru tekniklerle gereksinime çevirerek en iyi tasarımı keşfederek çözüme ulaştırması gerekmektedir.
Gereksinimler sınıflandırılmaktadır. 4 farklı gereksinim sınıfı mevcuttur. İş gereksinimleri, kullanıcı gereksinimleri yapılacak işin çerçevesini kapsamını belirlemektedir. Çözüm gereksinimleri analiz kapsamını oluşturmaktadır. Geçiş gereksinimleri ise çözümün sahip olması gereken yetenekleri ve mevcut durumdan çözüme geçişi kolaylaştıran gereksinimlerdir. Sunum, eğitim, veri dönüşümleri örnek verilebilir.
Yazılım Yaşam Döngüleri
SDLC olarak adlandırılan yazılım yaşam döngüsü, en düşük maliyetle en yüksek kalitede ürün çıktısını amaçlayan adımlardır.
- Planlama: Bütün yapılacak sistemin planlandığı aşamadır.
- Analiz
- Tasarım: Veri modelleme gibi işlemlerin yapıladığı aşamadır.
- Geliştirme: Gerekli entegrasyonların kodlandığı aşamadır.
- Test: Geliştirilen yazılımın regresyon gibi senaryoların uygulandığı aşamadır.
- Bakım Destek: Müşteriye destek, uygulamaya veya sistemde değişiklik veya bakım yapılmasıdır.
Yazılım yaşam döngüleri çeşitli metodolojiler ile uygulanmaktadır. Waterfall ile tüm bu adımlar geriye dönme imkanı olmadan birbiri ardına uygulanmasını sağlamaktadır. Scrum ise bir diğer metodolojidir. Belirli belirli bir zaman aralığında analizi yapılan işlerin geliştirilmesi, test edilmesi aşamaları uygulanmaktadır. Scrum üzerinde geliştirilme aşamasında dahi analizde değişiklik yapılabilir veya farklı bir ihtiyaç çıkabilir. Waterfall ve Scrum arasında büyük farklılıklar vardır. Daha katı ve sonuç odaklı bir döngüyken, scrum içerisinde değişim ve memnuniyet odaklı olmasından dolayı riski az olan kaliteli ürün ortaya koyan bir süreçtir.
İş Analizi Planlama ve İzleme
İş Analizi Yaklaşımını Planlama: Çalışılacak metodolojiye uygun olarak gereksinimlerin planlanması ve karar verilmesine sağlayan alandır.
Paydaş Katılımını Planlama: Hangi paydaşların değişimle ilgili olduğunu, iş analistlerin onlardan neye ihtiyaç duyduğu belirlendiği alandır. İş birliği yapmanın en iyi yolu belirlenmektedir.
İş Analizi Yönetimini Planlama: İş analizi yapılırken süreçlerin, yasaların değişimi sürekli devam etmesine karşın değişikliklerin analize uygulanıp, uygulanmayacağı gibi kararların yönetildiği, kararların kimler tarafından verileceğine dair yönetimin ele alındığı alandır.
İş Analizi Bilgi Yönetimini Planlama: Bilgilerin nasıl depolandığı, entegrasyonu tüm bilgilerin paylaşıldığı, nasıl paylaşıldığı ve yönetildiği? ile ilgili planlama alanıdır.
İş Analizi Performans İyileştirmelerini Tanımlama: Diğer tüm alanlar planlama alanı olmasına karşın bu alan gözlemleme alaınıdır. Analizin nasıl gerçekleştirildiği, daha iyisi var mıydı? vb. tüm soruların sorulduğu, yapılan işin analiz edildiği alandır.
RACI Matrisi
Projeler içerisinde birçok insanın çalıştığı, başı ve sonu belli olan, içerisinde aktiviteler içeren eylemlerdir. Bir proje içerisinde temelde işi yapan, işin danışıldığı, işin sorumlusu (karar veren), bilgilendirilen kişiler bulunur.
RACI Matrisi içerisinde;
R (Responsible) = İşi yapan,
A (Accountable) = Karar veren,
C (Consulted) = Danışılan,
I (Informed) = Bilgilendirilen şeklinde ifade edilir.
Karar veren 1 kişi olması gerekirken, diğer eleman türleri birden fazla sayıda bulunabilir.
İş Analizi Bilgilerinin Ortaya Çıkarılması ve İşbirliği
İhtiyacı Bul, İhtiyacı Ayıkla, Görünür Yap şeklinde 3 temel adımda iş analizi bilgilerin ortaya çıkarılması sağlanmaktadır. Bu 3 temel adım esasen 5 ardışık işin yapılması ile sonuçlandırılmaktadır.
- Ortaya Çıkarmaya Hazırlık: Görüşme saati, yeri, konuşulacak konular, sorular gibi tüm teknik detayları bu aşamada yapılmaktadır.
- Ortaya Çıkarma: Hazırlık yapıldıktan sonra bu tüm teknik detayların uygulandığı aşamadır. Asıl iş bu noktada gerçekleştirilmektedir.
- Ortaya Çıkartma Sonuçlarını Onaylama: Alınan bilgilerin sonuçlarının onaylatılmasıdır. Ben incelemeler sonucunda böyle bir bilgiye ulaşıldığını, anlaşıldığını karşı taraftan teyit alınmasıdır.
- İş Analizi Bilgilerinin İletimi: Bilgilerin paydaşlarla sürekli olarak iletişimde olunmasıdır. Gelişmeler, edinilen bilgilerin karşı tarafa aktarılması olarak karşımıza çıkmaktadır.
- Paydaş Bilgilerinin Yönetimi: Paydaşların ihtiyaçlarının dinlenmesi, özümsenmesi ve ortak çatı altında toplanması sağlanmalıdır. Paydaşların karar alması sağlanmalıdır, yeri geldiğinde yönetim ele alınması gerekmektedir.
Döküman Analizi
Döküman Analiz bir paydaş ile görüşmeden önce yapılması gerekmektedir. Ortak bir dil ve anlamanın kolaylaştırılması adına önemli bir yöntemdir. Döküman analizine dair önerile şu şekildedir;
- Dökümanın güncel olduğundan emin olunmalıdır,
- Doğru ve gerçek kaynaklardan yararlanmalıdır,
- Konu ile ilgili olmalıdır,
- Gerçek anlamına dair olmalıdır,
- İncelenen dökümanlardaki tutarsızlıklara dikkat edilmelidir ,
- Döküman analizi sadece mevcutta olunan durumu anlamak için kullanılmalıdır.
Beyin Fırtınası
Beyin Fırtınası, daha fazla analiz yapılabilmesi için fikirleri ortaya çıkarma yöntemidir. Amaç birçok fikri kısa sürede ortaya çıkarmaktır. 3 adımda yapılmakadır;
- Hazırlık: Bu aşamada iş analisti bu toplantının amacı, kimlerin katılacağını, zamanı, fikirlerin kabul edilmesi için kriterler (çıkardığı değer, zaman kısıtı vb.) net olarak belirlenmelidir.
- Toplantı: Bu aşamada kaç tane fikir çıkaracağımızı belirlenmelidir böylelikle daha fazla fikrin çıkması sağlanmalıdır. Not edilen tüm fikirler tüm insanların aynı anda görmesi gerekmektedir. Söylenen fikirlerin yargılanmamalıdır.
- Kapatma: Kısıtlara uygun olarak fikirlerin elenmeli, kabul kriterlere uygun olanlar gruplandırmalıdır. Sonuçlandırılan fikirler bir döküman haline getirilip, paylaşılmalıdır.
Strateji Analizi
Şirkette ihtiyaç veya fırsat keşfedildiğinde yapılması gereken analizdir. Bilgi alanlarının kalbinden birisidir. 4 ana başlık altında incelenmektedir.
- Mevcut Durum Analizi
- Gelecek Durumun Tanımlanması
- Risklerin Değerlendirilmesi
- Değişim Stratejisinin Tanımlanması
Hangi durumda, çevre içerisinde şeklinde mevcut durum analiz edilmelidir. Sonrasında varılmak istenen nokta belirlenmelidir. Mevcut durumdan varılmak istenen noktaya ulaşma sürecinde karşılaşılacak riskler nelerdir? Risklerinde değerlendirilerek nasıl bir yol izlenmesi de değişim stratejisinin tanımlanması adımında gerçekleştirilir.
Karar Analizi
Karar verilemediği durumlarda kullanılması gereken analiz çeşididir. Problem ne? Varmak istenilen sonuç ne? Kararı kim verecek? Dış etkenler neler? Seçeneklerin katacağı değerler nedir? Ne kadar risk almam gerekecektir? Başka alternatifler var mı? şeklinde birçok soru bu analizin bir parçasıdır.
Karar analizi adımları;
- Problemi tanımla,
- Alternatifleri tanımla,
- Alternatifleri analiz et,
- En iyi çözümü seç,
- Bulunan çözümü uygula.
Gereksinim Analizi ve Tasarımın Tanımı
Gereksinim Analizi ve Tasarımı bilgi alanlarının kalbinden birisidir. İş analizinde önemli bir yer almaktadır. 6 farklı görev ile gereksinim analizi yapılmaktadır.
- Gereksinimleri Belirtin ve Modelleyin
- Gereksinimleri Doğrulayın
- Gereksinimleri Onaylatın
- Gereksinim Mimarisini Tanımlayın
- Tasarım Seçeneklerini Tanımlayın
- Potansiyel Değeri Analiz Edin ve Çözüm Önerin
Çözümün Değerlendirilmesi
Çözümün değerlendirilmesi bilgi alanlarının kalbini oluşturan son alandır. Çözümle ilgili olan tek bilgi alanıdır. Diğer bilgi alanları ihtiyaçlar ile ilgilenmektedir.
- Çözüm performasının ölçümü, sunulan çözümde performans kriterlerininin denenmesi ve sonuçların not edilmesi gerekmektedir.
- Performans sonuçlarının, beklenen değerle ilgili uyumu analiz edilmesi gerekmektedir. Çözüm kabul edilebilir mi? Başka bir alternatif çözüme mi ihtiyaç var? şeklinde sorulara cevap olması gereken aşamadır.
- Çözüm sınırlandırmalarını değerlendirilmelidir. Kabul edilen çözüm mevcut durumda herhangi bir kısıt içerip içermediğine dair analizler gerçekleştirilmelidir.
- Kurumsal sınırlandırmalar değerlendirilmelidir. Kurumsal prosedür ve içerideki paydaşların yeterliliği gibi noktalarda değerlendirmeler yapılmalıdır.
- Çözüm değerlerini arttırmak için eylemler önerilmelidir. Eğer çözümün sahip olduğu çeşitli sınırlar aşılamıyorsa çözüme alternatif değerler ortaya çıkarılabilmektedir.
Gereksinim Yaşam Döngüsü Yönetimi
Gereksinim yaşam döngüsü bilgi alanı, proje boyunca bir ihtiyacın geçirdiği evreleri kapsamaktadır. Bir gereksinim çeşitli beklentilere veya bulunduğu çevresel değişkenlere uygun olarak farklılık taşıyabilmektedir.
Gereksinim Yaşam Döngüsü 5 adımda gerçekleştirilmektedir;
- Gereksinimleri İzleme
- Gereksinimleri Koruma
- Gereksinimleri Önceliklendirme
- Gereksinim Değişikliklerini Değerlendirme
- Gereksinimleri Onaylama
