Google Proje Yönetimi: Proje Paydaşlarıyla Çalışma #7

Photo by Mitchell Luo on Unsplash

Ekip

Projede kimin ne yapacağına karar vermek için ihtiyaçlarımızı düşünmeli ve ana hatlarıyla tanımlamalıyız.

Proje yöneticisi, ilk olarak, görevlerin her birinin tamamlanması için ekipte gereken rollerin bir listesini yapar. Proje yöneticisi, projenin başlatma, planlama, yürütme ve tamamlama aşamalarının hepsinden nasıl sorumluysa projede rol üstlenmiş diğer kişiler de proje yaşam döngüsündeki belirli görevlerden sorumludur.

Ekibinizin kaç kişiden oluşması gerektiğine karar verdikten sonra kimin ne yapacağını düşünülmesi gerekmektedir. Rolleri doğru insanlarla eşleştirebilmek için proje yöneticisinin beceriler konusunda etraflıca düşünmesi gerekir. Bir kişi başlangıçta belli bir beceriye sahip değilse bile ekibe yine de çok iyi uyum sağlayabilir.

Proje yöneticisi, ekip arkadaşlarını seçerken, her birinin müsait olup olmadığını ve verilen görevleri tamamlayacak motivasyona sahip olup olmadıklarını da hesaba katmalıdır.

• Bu projede ekibimde kaç kişiye ihtiyacım var?
• Hangi ekip üyelerine, ne zaman ihtiyacım var?
• İşinde uzman olan bu insanlar hali hazırda başka projelerle meşgul mü?
• Proje kaynaklarıyla ilgili nihai kararları kim veriyor? soruları sorulması gereklidir.

Ekip Üyeleri

Paydaşlar projeye dahil olmuş, projenin başarısından fayda sağlayacak olan kişilerdir.

Paydaşlar genellikle iki gruba ayrılır: kilit paydaşlar olarak da bilinen birincil paydaşlar ve ikincil paydaşlar. Birincil paydaş projenin sonucundan doğrudan etkilenirken ikincil paydaş aynı sonuçtan dolaylı yoldan etkilenir.

Birincil paydaşlar genellikle ekip üyeleri, kıdemli yöneticiler ve müşterilerdir. Diyelim ki, yörenizdeki bir yemek şirketi için yeni bir etkinlik alanı inşa etmek üzere görevlendirilen bir inşaat şirketinde proje yöneticisisiniz. Bu projede, projenin ödemesini onlar yaptığı için birincil paydaşlar yemek şirketinin sahipleridir.

İkincil paydaşa örnek ise projede hukuki işler için irtibata geçilecek kişi olabilir. Projenin sonucu onları doğrudan etkilemese de projenin kendisi sözleşmeyi hazırlarken çalışmalarını etkileyecektir. Her projede farklı paydaş grupları olacaktır. İşte bu yüzden proje yöneticisinin bu kişilerin kim olduğunu, neye ihtiyaçları olduğunu ve o insanlarla nasıl iletişim kuracağını bilmesi çok önemlidir.

Proje Yöneticisi : Projede tüm ekip üyeleri, proje içinde kendilerine düşen kısımlardan sorumlu olurken proje yöneticisi ekibin genel başarısından ve nihayetinde de bir bütün olarak projeden sorumludur. Proje yöneticisi, projeyi başarılı bir şekilde tamamlamak için ekip dinamiklerine çok dikkat etmesi gerektiğini bilir ve ekibini kuvvetli kılmak için ekip kurma teknikleri ile motivasyon, etkileme, karar alma ve koçluk becerilerini kullanır.

Proje Sponsoru : Sponsor projeyi başlatır, projenin neden yapılması gerektiğine dair ikna edici bir argüman sunar, proje başlatma belgesini imzalar ve proje yöneticisine kaynak tahsis eder. Sponsor proje için büyük önem taşır.

Müşteri : Müşteriler, başarıyla sonuca ulaştırılmış bir proje sayesinde o ya da bu şekilde kazanım elde eden insanlardır. Projenin amacı müşterilere faydalı bir şey sunmak olduğu için, projenin gerekliliklerini genellikle müşterinin ihtiyaçları belirler. Bu insanları projeyi satın alacak insanlar gibi düşünebilirsiniz.

Paydaş

Paydaşlar projenin herhangi bir anında, içeriğinde veya sonucunda etkisi ne olursa olsun katkısı bulunan, söz sahibi olan veya etkilenecek olan kişi veya kişilerdir.

Paydaşlara;

• En önemli öncelikleriniz/hedefleriniz neler?
• Bu girişim/proje size ve en çok önem verdiğiniz önceliklerinize nasıl destek verecek?
• Bu girişimde/projede nasıl bir rol üstlenmek istersiniz?
• İnsanları böyle bilgilendirmeyi planlıyorum. Bu sizin için uygun mu?
• Açıklığa kavuşturmamı istediğiniz bir şey var mı?
• Beklentileriniz neler? Projenin hangi başarıya imza atmasını istersiniz?
• Sizin gözünüzde başarı ne demek?
• Bu girişimle ilgili başka kimlere ulaşmamı önerirsiniz?
• Benim için edinmesi zor olacak hangi bilgilere ve görüşlere sahipsiniz?
• Bu girişim için sizce nereden destek alırım? Direnç görür müyüm?
• Eklemek istediğiniz bir fikir/soru var mı? gibi sorular sorulabilir.

Paydaş Analizi

Analiz, tüm paydaşların görsel olarak tasvir edilmesidir. Sürprizlerle karşılaşmamanızı, proje için gerekli ortaklıkları kurmanızı ve doğru kişilerle, doğru zamanda çalışmanızı sağlar.

Analiz hangi paydaşın hangi sorumluluğu üstlendiğini gösterir ve önemli konuları doğru insanlarla konuşmanıza yardımcı olur. Bu da proje boyunca ihtiyaç duyduğunuz desteği almanız için çok önemlidir.

Paydaş analizine hazırlanırken tamamlamanız gereken üç temel adım vardır;

• İlk olarak projeden etkilenen tüm paydaşların bir listesini yapın.
• Ardından her paydaşın fayda ve etki seviyesini belirleyin. Etki, bir paydaşın ne kadar nüfuzu ve gücü olduğu ve attığı adımların proje sonucunu ne kadar etkileyeceğiyle ilgili bir ölçümü ifade eder.
• Son olarak da projeye ne kadar katılabileceklerini ölçün ve onları projeye nasıl dahil edeceğinizi belirleyin.

Yetki çizelgesi paydaş analizi yaparken kullanılan oldukça kullanışlı ikiye iki bir çizelgedir. Yetki çizelgesini paydaşların elde edeceği faydayı ve etkilerini ölçmek ve her paydaşın proje için taşıdığı önemin miktarını belirlemek için kullanırız. Genellikle paydaşın çizelgedeki konumu o kişinin projede aktif olarak hangi rolde olacağını ortaya koyar. Paydaşın etkisi ve elde edeceği fayda ne kadar yüksekse projenin başarısı için taşıdığı önem de bir o kadar yüksektir.

Paydaşların yönetiminde kullanabileceğiniz dört farklı teknik bulunur;

• Paydaşların ayrıldığı ilk grup kilit oyuncular yani kilit paydaşlardan oluşur. Kilit paydaşları yönetebilmenin en iyi yolu istenen sonuçlara ulaşmak için onlarla yakın bir ortaklık ilişkisi kurmaktır. Kilit paydaşlar çizelge üzerinde sağ üst köşede yer almaktadır. (B)
• Etkisi yüksek ama elde edeceği fayda düşük paydaşları çizelgenin sol üst köşesinde göreceksiniz. Bu paydaşları yönetirken onlarla ilişkiniz danışarak görüşlerini almak ve ihtiyaçlarını karşılamak üzerine olacaktır. Bu kişilerin görüşleri ve verdikleri girdiler proje için önem taşır. (A)
• Etkisi düşük ama elde edeceği fayda yüksek paydaşlar çizelgenin sağ alt köşesinde yer alırlar. Bu paydaşlara verdiğiniz önemi onlara projeyle ilgili güncel bilgiler ileterek gösterebilirsiniz. Büyük ihtimalle projenin gidişatı hakkında söz hakları olmayacaktır fakat onları olanlardan haberdar etmek önemlidir. (D)
• Son olarak da hem etkisi hem faydası düşük paydaşlarımız var. Bu kişileri de sol alt köşede görebilirsiniz. Bunlar proje için en az önem taşıyan paydaşlardır. Fakat bu, onların gereksiz oldukları anlamına da gelmez. Belki sadece bu proje özelinde çok merkezi bir rol üstlenmemiş olabilirler. ©

Bir tane ana paydaşınız varsa bu paydaşın etkisi muhtemelen yüksektir ve onunla sürekli iletişim kurulması gerekir. Fakat çok sayıda paydaşı olan daha büyük bir projede çalışıyorsanız paydaşlarınız günlük işleyişle o kadar da ilgilenmeyecektir.

RACI Matrisi

RACI matrisi işin verimli sonuçlara ulaşabilmesi için kişilerin veya ekiplerin rol ve sorumluluklarının tanımlanmasına yardımcı olur.

• Rollerin netleşmesini sağlar ve ekip üyelerini yönlendirir.

RACI matrisinizi ilk olarak ikna etmek ve onaylarını almak için sponsorlarınızla ve paydaşlarınızla paylaşmalısınız. Paydaşları ikna ettiğinizde, ekibiniz için net beklentiler oluşturabilecek ve herkesin sorumluluklarını tam olarak anlamasını sağlayabilirsiniz.

RACI matrisinizi oluştururken projenizde olan her görevi ve teslimatı yazıp sonrasında da bunları rollerine uygun şekilde paydaşlara dağıtmanız yani atamanız gerekir.

1. Rolleri ya da insanların isimlerini matrisin üst kısmına sırayla yazın.
2. Ardından, görevleri veya teslimatları solda bir sütuna yerleştirin.
3. Sonrasında, her bir görev ile teslimatın üstünden geçin ve şunları sorun: Bu işin yapılmasından kim sorumlu? Bu iş yapılmazsa kim hesap verir? Kim sağlam fikirleriyle katkı sağlayabilir ve bu nedenle işlerin nasıl yürütüleceği konusunda görüşlerine danışılabilir? Ve kimin bu işle ilgili alınan kararlar ve süreç konusunda bilgilendirilmesi gerekir? Cevaplarınıza göre R, A, C, I harflerini kişilere atayın.

RACI matrisinde dört tür katılım şekli yer alır;

• Sorumlu : Görevin tamamlanması için gereken işi yapan kişileri ifade eder.

• Hesap Veren : İşin tamamlanmasını sağlayan kişi

• Danışılan : Konusunda uzman kişiler ya da karar mercileri gibi geri bildirim veren kişilere denir.

• Bilgi Verilen : Nihai kararlardan veya görevin tamamlandığından haberdar olması gereken kişileri ifade eder.

RACI matrisi ne zaman kullanılmalı?

Projenizde RACI matrisini kullanıp kullanmamanız gerektiğine karar vermeye çalışıyorsanız çalışmanın ne kadar karmaşık olduğunu değerlendirmek işe yarayabilir. Örneğin, az sayıda paydaşı olan küçük bir proje ekibiniz varsa, roller açıkça tanımlanmışsa ve takvim darsa RACI matrisi hazırlamak projeyi yavaşlatabilir. Fakat daha büyük projeler ve hatta çok sayıda paydaşı olan projeler RACI matrisinden büyük fayda sağlar. RACI matrisi oluşturup üzerinde çalışmak ve sonucu değerlendirmek her zaman yararlı olur. Sonuçta RACI matrisini kullanmasanız bile projenizi daha iyi anlamış olacak ve bu çabanız proje yönetimi deneyiminizin geneline katkı sağlayacaktır.

İBRAHİM CAN ERDOĞAN

Linkedin

Udemy