Google Proje Yönetimi: Proje Kapsam ve Hedefleri Belirleme #6

Photo by Rajeshwar Bachu on Unsplash

Proje Kapsam ve Hedefleri

Ekip üyelerinize ne yapacaklarını anlatabilmek için hedeflerinizi ve teslimatlarınızı net bir şekilde tanımlamalısınız. Neyi başarmaya çalıştığınızı, bunu nasıl başaracağınızı ve başardığınızda bunu nasıl anlayacağınızı net bir şekilde belirlemiş olmanız gerekir.

Proje hedefi, proje sonucunda elde edilmek istenen sonuçtur. Sizden yapmanız istenen ve yapmaya çalıştığınız iştir. Hedefler önemlidir çünkü varış noktanıza giden bir yol haritası sunarlar. Kafanızda açık bir hedef yoksa nereye nasıl gideceğinizi nasıl bilebilirsiniz? İyi bir hedefle pek de iyi olmayan bir hedef arasındaki en büyük farklardan biri, hedefin ne kadar iyi tanımlandığıdır. Yani, ne kadar net ve somut olduğudur. İyi tanımlanmış hedefler hem belirli hem de ölçülebilirdir. Bu sayede neyi başarmaya çalıştığınızı tam olarak anlamış olursunuz. Gerçekten çok iyi hedefler ise daha da ayrıntılıdır.

Hedefleri belirledikten sonra, sıra proje teslimatlarını incelemeye gelir. Proje teslimatları; müşteri, hizmet alan kurum ya da proje sponsoru için geliştirilmiş ürünler ya da hizmetlerdir. Başka bir deyişle, bir teslimat bir görevin, etkinliğin ya da sürecin sonunda üretilen ya da sunulan şeydir.

HEDEF

SMART Yöntemi

SMART yönteminde hedefleri değerlendirmek için kullanılan üç başarı kıstası daha var. Ulaşılabilir, ilgili ve zaman sınırlamalı olmak.

Specific — Özel

Belirli bir hedefe sahip olmazsanız bu hedefi tamamlamanın ne kadar süreceğini kestirmekte ve ona ulaşıp ulaşmadığınızı anlamakta zorluk çekersiniz. Örneğin, müşteri hizmetinin yanıt süresini iyileştirmekten ibaret olan bir hedef yeterince belirli değildir. Genel olarak ne başarmak istediğinizi söyler, ama başka da bir şey söylemez. Örneğin yanıt süresini yüzde bir iyileştirmek yeterli midir? Veya yanıt süresinin beş yıl sonra iyileşmeye başlaması yeterli midir? Peki ya personelinizin sadece yarısı yanıt sürelerini iyileştirir ama diğer yarısı aynı seviyede kalırsa ne olur? belirli hedefler, şu sorulardan en az ikisine cevap vermelidir:

• Neyi başarmak istiyorum?
• Bu neden bir hedef?
• Belirli bir nedeni, amacı ya da faydası var mı?
• Kimler bu sürece dahil?
• Alıcı kim? Çalışanlar mı, müşteriler mi, toplumun geneli mi?
• Hedef nereye teslim edilmeli? Son olarak, ne kadar?

Başka bir deyişle, gereklilikler ve kısıtlar nelerdir? Hedeflerimiz için bir sonraki şart ölçülebilir olmaları, yani o hedefe ulaştığınızda bunun nesnel olarak belirlenebilmesidir.

Measure — Ölçme

Ölçme, ilerlemeyi izlemenin bir yolu olmanın yanı sıra insanların motivasyonunu korumanın da bir aracıdır.

• “Ne kadar?”
• “Kaç tane?”
• “Ulaştığımı nereden bileceğim?”

sorularıyla hedefin ölçülebilir olup olmadığını anlayabilirsiniz. Bazı hedeflerin başarısı basit bir “Evet mi, hayır mı?” sorusuyla ölçülebilir. “Gitar çalmayı öğrendin mi? Evet mi, hayır mı?”

Ama çoğu hedefinizi metriklerle ölçmeniz gerekir. Metrikler, bir şeyi ölçmek için kullandığınız sayılar ya da niceliklerdir. Örneğin, hedefiniz beş kilometre yarışında koşmaksa kilometre olarak ölçülen mesafe, metriğinizdir. Doğru metrikleri seçtiğinizden emin olmak için, kıyaslama ya da referans noktalarını değerlendirin.

Attainable — Ulaşılabilirlik

Hedefinizin ulaşılabilirliğini anlamanıza yardımcı olacak bir yöntem de, kendinize hedefe nasıl ulaşacağınızı sormaktır. Örnek olarak dört haftada 2,5 kilometreden beş kilometreye çıkmak için koştuğunuz mesafeyi her hafta yarım kilometreden biraz fazla artırmanız gerekir.

Relevant — Uygunluk

Gerçekleştirilmesi gereken hedefi belirli, ölçülebilir ve ulaşılabilir olarak belirlendiğini varsayalım. Bu bizim hedefimize ulaşmamızı mantıklı veya gerekli mi kılıyor? Bu yüzden ürün yöneticisi olarak “İlgili mi?” sorusunun sorulması büyük önem taşımaktadır. Yani, bu hedefe ulaşmaya çalışmanın bir mantığı var mı? Harcanacak çaba elde edilecek faydaları dengeliyor mu? Kurumunuzun diğer ihtiyaçlarıyla ve öncelikleriyle uyumlu mu? Müşteriden proje ekibine ve ürünü nihai olarak kullanacak insanlara kadar herkes hedefin desteklenmeye değer olduğunu düşünmelidir.

• Projeyi tamamlamaya yetecek bir bütçeniz olabilir ama şirket gelecekte de projeyi sürdürecek kaynağa sahip mi?
• Teslim edildikten sonra ürünü ya da hizmeti kullanmaya devam edecek bir hedef kitle var mı? Bu soruların cevaplarını aldıktan sonra projeyi yönlendirmek için net bir hedefiniz olacaktır.

Time Bound — Zaman Kısıtı

Her proje beklenen şartların yanında “teslim tarihi” şeklinde bir kısıt daha içermektedir. Teslim tarihleri kaydettiğiniz ilerlemeyi izlemenizi sağlar. Aksi takdirde, hedefinize ulaşamayabilir, hatta işe başlayamayabilirsiniz. Zaman ve metrikler genellikle birbirleriyle bağlantılıdır; nitekim zaman da bir metrik olarak kullanılabilir. Hedefinizi zaman sınırlamalı hâle getirmek, ne kadar zamanda neyin başarılması gerektiğini ölçmenin bir yoludur.

Proje yöneticilerinin iyi tanımlanmış hedefler belirlemesi önemlidir. SMART hedeflerin belirli, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zaman sınırlamalı olmasının nedeni budur. Rakamlar ya da sayısal değerler gibi metrikler hedefleri ölçülebilir kılar. Metriklerin doğruluğu, kıyaslama adı verilen referans noktalarıyla teyit edilir. Metriklerin doğruluğunu teyit etmek için kıyaslamalar kullanılır.

OKR

OKR’ler de kurum, departman, proje ya da kişi için hedefleri ya da amaçları belirlemeye ve netleştirmeye yardımcı olur. OKR’ler ölçülebilir bir sonuç belirlemek için bir hedef ile daha ayrıntılı metrikleri birleştirerek SMART hedefleri bir adım ileriye götürür.

OKR’lerin önemli bir özelliği, her şeyi tek bir cümlede toplamak yerine, bir SMART hedefi farklı bileşenlerine ayırıp onları daha da netleştirmesidir.

OKR Bileşenleri;

• “O”, hedef anlamına gelir ve neye ulaşılması gerektiğini tanımlar. Müşteri tutma oranının artırılması ya da çalışanların oryantasyon sürecinin iyileştirilmesi örneklerindeki gibi elde edilmek istenen sonucu tanımlar.
• “KR”, anahtar sonuçlar anlamına gelir. Bunlar, hedefe ne zaman ulaşıldığını tanımlayan ölçülebilir sonuçlardır. Örneğin, hedefiniz müşteri tutma oranını iyileştirmekse anahtar sonuç, birinci çeyreğin sonu itibarıyla yüzde 90 müşteri memnuniyetine ulaşmak olabilir.

Hedefler, neyin başarılması gerektiğini tanımlar ve istenen bir sonucu tarif eder. Anahtar sonuçlar, hedefinize ulaşıp ulaşmadığınızı nasıl bileceğinizi açıklar.

Kurumlar genellikle farklı seviyelerde, örneğin şirket, departman, ekip ya da proje seviyelerinde OKR’ler belirler. Şirket seviyesindeki OKR’ler herkesin şirketin hedeflerini net bir şekilde bilmesi için genellikle kurum çapında paylaşılır. Bu OKR’ler kurumun istediği yönde gitmesine destek olmak için genellikle yılda bir kez güncellenir. Bu üst seviyedeki OKR’ler, kurumun misyonunu destekler.

KAPSAM

Kapsam, projenizin net bir şekilde tanımlanmasını ve planlanmasını sağlar. Projenin tam olarak kime teslim edileceğini ve nihai sonucu kimin kullanacağını tam olarak bilmek anlamına gelir.

Kapsam; proje zaman çizelgesini, bütçeyi ve kaynakları da içerir. Bu kavramları açık bir şekilde tanımlamalısınız. Nitekim belirlenen sınırları aşmadan çalışabilmeniz ve projeyi yürütmek için elinizin altında hangi imkanlar olduğunu görebilmeniz için bu gereklidir. Kötü tanımlanmış ya da üstünde fazla oynanmış bir kapsam, bütçeyi, zaman çizelgesini ve hatta projenin nihai sonucunu bile değiştirebilir.

Peki, projenizin kapsamını tam olarak nasıl belirleyeceksiniz? Çok basit. Sponsorlarınızla ve paydaşlarınızla konuşun, hedeflerini anlayın ve projeye nelerin dahil olduğunu ve nelerin olmadığını öğrenin. Dahil olmayan unsurları bilmek de çok önemli.

• Proje fikri nereden çıktı?
• Projeye neden ihtiyaç duyuldu?
• Projenin neyi başarması bekleniyor?
• Proje sponsorunun aklında ne var?
• Nihai sonuçları kim onaylıyor?

Proje yaşam döngüsünde ilerledikçe beklenmedik zorluklarla karşılaşacak ya da projenizin başarısını etkileyebilecek yeni ayrıntılar ve fikirler keşfedeceksiniz. Proje başladıktan sonra herhangi bir noktada proje kapsamını etkileyen değişikliklere, büyümeye ve kontrol edilemeyen faktörlere “kapsam kayması” denir.

Kapsam kayması; proje başladıktan sonra herhangi bir noktada proje kapsamını etkileyen değişiklikleri, büyümeyi ve kontrol edilemeyen faktörleri içerir. Kapsam kayması yaygın bir sorundur ve bunu kontrol etmek her zaman kolay değildir.

Bu durum kaynaklarınızı da etkiler çünkü ya yeni kişileri projeye katmanız ya da mevcut ekip üyelerinden fazla mesai yapmalarını istemeniz gerekir. Bütçeyi de etkiler.

Projeye dahil olan ve projenin genel hedefine katkıda bulunan görevler kapsam içi kabul edilir. Dahil olmayan görevler kapsam dışı olarak adlandırılır.

Proje kapsamını etkileyecek herhangi bir şeyi hafife almamak gerekir. Ne zaman bir ekip üyesi planlanmamış bir görev üstlense o görev için harcanan zamandan çok daha fazlası kayıp hanesine yazılır. Projenin sınırlarını korumak, proje yöneticisinin görevidir.

Üç Kısıt Metodu

Proje yöneticileri bir kapsam değişikliğinin kabul edilebilir olup olmadığına ve yaratacağı etkiye karar verirken genellikle üçlü kısıt modelini kullanır.

Üçlü kısıt modeli her projede geçerli olan en önemli üç sınırlamanın yani kapsam, zaman ve maliyetin bir kombinasyonudur.

Zaman, projenin zaman çizelgesini ve teslim tarihini ifade eder. Maliyet bütçeyi içerir ve aynı zamanda kaynakları ve projede çalışan insanları kapsar. Kapsamın yanı sıra zaman ve bütçenin de titizlikle yönetilmesi şarttır. Bu üç unsur birbirleriyle bağlantılıdır; birini değiştirirseniz öbürleri de mutlaka etkilenecektir.

Sonuçta bütün mesele, projede üçgenin hangi kenarının en önemli olduğuna karar vermektir.

Proje yönetiminde değişim kaçınılmazdır ve bu çerçeveyi anlamak için planlama ve iletişimi projenizi başarıya ulaştıracak şekilde kurgulamanızı sağlar.

https://thedigitalprojectmanager.com/projects/scope-management/triple-constraint/

ÖLÇME

Projenizin nihai sonucunu müşteriye ya da kullanıcıya teslim etmeye proje lansmanı denir.

Projenin başarısını belirleyen temel faktör, nihai sonucun teste tabi tutulmasıdır. Sonuca ulaştırma, projenin başında belirlediğiniz başarı kriterlerini kullanarak projenizin başarısını gerçekten ölçtüğünüz aşamadır.

Başarınızın nihai projeyi teslim etme noktasından sonra da sürmesi gerekiyor. Projenizin uygulamaya konduktan sonra amaçlandığı gibi işleyip işlemediğini ölçmek zorundasınız.

Projenin lansmanının ve dış dünyaya sunulmasının kâğıt üstünde başarılı görünmesi, projenin sonuca ulaştığı anlamına gelmez. Lansman sadece amaca ulaşmak için bir araçtır; genel hedeflere ulaşıldığından emin olmak için lansmandan sonrasına bakmak önemlidir.

Başarı kriterleri hedeflerinizin ve teslimatlarınızın tüm somut ayrıntılarını içerir ve baştaki amacınıza ulaştığınızı ölçmeniz için yol gösterir. Başarı kriterleri, projenin değerlendirilme standartlarını belirler.

Bunlar, hedeflerinize ve teslimatlarınıza dair amaçladıklarınızı başarıp başaramadığınızı gösteren belirli ayrıntılardır. Paydaşlara ve müşterilere teslim edildikten sonra projenin değerlendirilmesinde kullanılacak standartlardır.

Ölçeceğiniz metrikleri tanımladıktan sonra onları nasıl takip edeceğinize karar verin. Projenin yolunda gittiğinden emin olmanız için gereken verileri hangi araçlarla toplayabileceğinizi değerlendirin. Örneğin, gelir gibi iş metriklerini ölçüyorsanız boşlukları ve trendleri kolayca fark edebilmek için bunları elektronik tablo ya da panolarla takip edin. Müşteri memnuniyetini ölçüyorsanız müşterileri düzenli olarak e-posta anketlerine katılmaya teşvik etmenin bir yolunu düşünebilir ve katılanların cevaplarını ölçecek bir sistem oluşturabilirsiniz. Proje yönetimi araçlarınızı kullanarak görevlerden yüzde kaçının tamamlandığı ya da projenin planlanan zaman çizelgelerine uygun şekilde ilerleyip ilerlemediği gibi verimlilik metriklerini de kontrol edebilirsiniz.

Bir proje ya da ürün ilerlerken ekibinizle başarıyı ölçmeniz akıllıca olur. Örneğin, ayda bir proje değerlendirmesi yapabilir

Başarı metriklerini net olarak ortaya koymak ekiplerin kullanıcılarına en büyük faydayı sağlayacak çalışmalara öncelik vermelerini de sağlar.

İBRAHİM CAN ERDOĞAN

Linkedin

Udemy