Google Proje Yönetimi: Proje Başlatma Temelleri #5
Proje Başlatma Evresi
Başlatma aşaması bir kurumda herhangi bir problemin veya yeni bir fırsatın fark edilmesiyle başlar. Proje yöneticisi, proje paydaşlarıyla yaptığınız ilk görüşmeler temelinde proje hedeflerinin, kaynakların ve diğer ayrıntıların belirlenmesine yardımcı olmaktır. Biri ortaya proje için bir fikir atsa bile, işin tamamlanması için bir araya getirilmesi gereken tüm önemli parçaları tespit etmek ve toplamak proje yöneticisi taradından yapılmaktadır.
Projeyi başlatma aşaması paydaşlara doğru soruları sormak, araştırma yapmak, kaynakları belirlemek ve projenin temel bileşenlerini açık bir şekilde belgelemek için kritik bir zamandır. Başlatma aşamasında projedeki herkesle aynı noktada buluşmak ve her şeyi netleştirmek proje boyunca size zaman kazandırır ve başınıza ek işler açılmasını önler. Projenin doğru başlatılması aynı zamanda proje maliyetlerinin projeden elde edilecek faydadan yüksek olmasını önlemenizi sağlar.
Bir projenin faydalarını belirlerken sorabileceğiniz sorulardan bazıları şunlardır: Bu proje nasıl bir değer yaratacak? Bu proje sayesinde kurumumuz ne kadar tasarruf edebilir? Mevcut müşterilerden ne kadar gelir sağlayacak? Proje sayesinde ne kadar zaman kazanılacak? Kullanıcı deneyimini nasıl iyileştirecek? Projenin maliyetlerini belirlemek için ise şu soruları sorabilirsiniz: Bu projeye ne kadar zaman harcamamız gerekecek? Tek seferlik maliyetler neler olacak? Düzenli maliyetler çıkacak mı? Uzun vadeli maliyetler neler olacak? Bir projenin faydaları her zaman maliyetlerini geçmelidir. Bu nedenle, bu sorulara erkenden cevap bulmanız büyük önem taşır.
Başlatma Evresi Bileşenleri
Projenizin başarıya ulaşması için birkaç temel bileşeni göz önünde bulundurmalısınız. Bunlar; projenin hedefleri, kapsamı, teslimatları, başarı kriterleri, paydaşları ve kaynaklarıdır.
Hedef: Öncelikle projenizin hedeflerini belirlemelisiniz. Hedef, sizden beklenen ve elde etmeye çalıştığınız başarıdır. Tüm projelerin net hedefleri olmalıdır.
Kapsam: Bu adımda projenin tamamlanması için yapılması gereken işler belirlenir.
Teslimatlar: Bunlar müşteriniz, işvereniniz veya proje sponsorunuz için geliştireceğiniz ürün ya da hizmetler olacaktır. Teslimatlar; ürün özellikleri ve işlevlerinden belgelere, süreçlere ve çok daha fazlasına varıncaya kadar proje hedefinize ulaşmanızı sağlayan her şey olabilir. Teslimatların amacı, proje hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olmaktır. Örnek olarak hedefiniz bir kitap yayımlamaksa projenizin somut teslimatı, kitabın bir bölümünü yayıncıya teslim etmek olabilir.
Başarı Kriterleri: Başarı kriterlerinin, yani projenin ne ölçüde hedeflerine ulaştığını ölçmenizi sağlayacak standartların üzerinde düşünmeniz gerekir.
Paydaşlar: Paydaşlar, başlatma aşaması dahil projenizin her adımında bilgiye dayalı kararlar verebilmeniz için çok önemlidir. Bu kişiler, projenin tamamlanmasından ve başarısından hem fayda sağlar hem de etkilenirler. Bu nedenle genellikle proje sonuçlarına yönelik beklentilerini genel hatlarıyla ortaya koyarak proje hedeflerinin, teslimatların ve başarı kriterlerinin belirlenmesine destek olurlar. Projeyi başlatma aşamasında ilerlerken, proje paydaşlarının ihtiyaçlarını erkenden anlamak işinizin bir parçasıdır.
Kaynaklar: Kaynaklar genellikle elinizdeki bütçeyi, birlikte çalışacağınız insanları, kullanabileceğiniz malzemeleri ve diğer unsurları ifade eder.
Proje başlatma belgesi, projenin tüm ayrıntılarını içeren bir belgedir. Bu belge projeyi ve proje hedeflerini açıkça tanımlar ve genel hatlarıyla bu hedeflere nasıl ulaşılacağını gösterir.
Fayda Maliyet Analizi
Fayda maliyet analizi, projeler ve kurumlar için riskleri en aza indirirken kazancı en üst düzeye çıkarabilir. Paydaşlar ve yöneticilerle net bir şekilde iletişim kurmanıza ve projenizin yolunda gitmesine yardımcı olur. Bu analiz türünde nesnel veriler kullanıldığından, taraflı yargıların azaltılmasına ve paydaşların kişisel çıkarlarının alınacak kararları etkilemesini önlemeye yardımcı olabilir. Kurumlar israfı azaltmak ve kaynaklarını akıllı yatırımlarda kullanmak için fayda maliyet analizlerinden yararlanır.
Bir projenin faydalarını belirlemek için şu soruları sorabilirsiniz:
- Bu proje nasıl bir değer yaratacak?
- Bu proje sayesinde kurumumuz ne kadar para tasarruf edebilir?
- Mevcut müşterilerden ne kadar para getirecek?
- Ne kadar zaman kazandıracak?
- Müşteri deneyimini ne kadar iyileştirecek?
Projenin maliyetlerini belirlemek için ise şu sorular üzerine düşünmeniz gerekir:
- Bu projeye ne kadar zaman harcamamız gerekecek?
- Tek seferlik maliyetler neler?
- Düzenli maliyetler çıkacak mı?
- Uzun vadeli maliyetler neler olacak?
Maddi olmayan faydalar hakkında bazı sorular sormayı da düşünebilirsiniz. Bu faydalar ölçülemeyen kazanımlardır. Örneğin:
- Müşteri memnuniyeti. Proje, müşteri tutma oranımızı yükselterek müşterilerin şirketin ürün veya hizmetlerine daha fazla harcama yapmasını sağlayacak mı?
- Çalışan memnuniyeti. Proje, çalışanların moralini yükselterek personel değişim hızını düşürebilir mi?
- Çalışan verimliliği. Proje, çalışanların fazla mesai saatlerini azaltarak şirketin tasarruf etmesini sağlayacak mı?
- Marka algısı. Proje, şirketin marka algısını ve tanınırlığını iyileştirerek şirkete daha fazla müşteri kazandırabilir veya rekabet avantajı sağlayabilir mi?
Bu soruları maddi olmayan maliyetlere odaklanacak şekilde de uyarlayabilirsiniz. Bu maliyetler ölçülemeyen maliyetlerdir. Bunları değerlendirebilmek için kendinize “Proje, müşteri tutma oranını, çalışan memnuniyetini veya marka algısını riske atabilir mi?” gibi sorular sorabilirsiniz.
Faydaları ve Maliyetleri Hesaplama
Faydaları ve maliyetleri hesaplama süreci, yatırım getirisi, yani ROI hesaplama olarak da bilinir. Bir projenin yatırım getirisi, pek çok farklı şekilde tespit edilebilir ancak en kolay yol, ilk ve düzenli maliyetleri zaman içindeki proje faydalarıyla karşılaştırmaktır.
En sık kullanılan ROI formüllerinden biri şu şekildedir:
(G — C) ÷ C = ROI
Bu formülde G, projeden beklediğiniz finansal kazancı, C ise projeye yaptığınız yatırımın ilk ve düzenli maliyetlerini temsil eder.
Örneğin, projeniz için ilk başta 6.000 dolar, sonrasında ise 12 ay boyunca aylık 25 dolar harcama yapmanız gerektiğini varsayalım. Aylık harcamalar yılda 300 dolar eder. Hesaplarınıza göre de projeniz size bu yıl boyunca toplam 10.000 dolar kazandıracak olsun. Yukarıdaki formülü kullanarak yatırım getirinizi hesapladığınızda şu denkleme ulaşırsınız: ($10.000 — $6.300) ÷ $6.300 = 0,58 = %58
Yatırım getirisi 0,58, yani %58’dir. Bu değeri güçlü bir yatırım getirisi olarak değerlendirip projeyi yürütmeye karar verebilirsiniz.
İBRAHİM CAN ERDOĞAN
