Google Proje Yönetimi: Proje Başlatma Belgesi ve Araçları #8
Proje kaynakları genellikle bütçeyi, insan gücünü ve malzemeleri içerir. Kaynakları erkenden bulursanız ekibe yetersiz sayıda kişi alarak kaydedilen ilerlemenin yavaşlamasını ve projenin zaman çizelgesinden sapmasını da önlemiş olursunuz. Daha da kötüsü, kaynak planlamanızı dikkatli yapmazsanız bütçeyi azımsayabilir, gerekenden düşük hesaplayabilirsiniz. Yani gerekli malzemeleri satın alacak, tedarikçileri işe alacak veya fazla mesai taleplerini karşılayacak paranız kalmayabilir. Kaynaklarınızı erkenden planlamak, ekibinizin başarısını garantilemenizi sağlar.
- Bütçe, bir projenin tamamlanması için gereken tahmini maliyeti ifade eder. Genelde her projenin bir bütçesi vardır çünkü doğru malzemeleri veya yazılımları satın almak, işleri tamamlayacak tedarikçileri işe almak ya da proje bittiğinde pazarlamasını yapmak gibi giderler için finansmana ihtiyaç duyulur. Bütçe genelde proje başlatma belgesine eklenir ve paydaşların onayı için incelemeye gönderilir
- Proje bütçenizin genel bileşenleri şöyledir; ekip: işi yapan kişilerin maliyeti, hizmetler: projenize yardımcı olan tedarikçiler, malzemeler: projeyi tamamlamak için satın alınan somut ürünler
- Proje kaynaklarına aynı zamanda projedeki görevlerin yürütülmesine katkıda bulunan ekip üyeleri de dahildir. Örneğin proje yöneticisi de projenin kaynaklarından biridir.
- Malzemeler, projenin tamamlanması için ihtiyacınız olan öğelerdir. Örneğin bir inşaat projesinde proje malzemesi olarak kereste yer alabilir.
Proje Yönetim Belgeleri
Bu belgelerden biri proje teklifi, diğeri ise proje başlatma belgesi. Proje teklifi, projenin en başında oluşturulan bir belge türüdür. Bu belgenin amacı, paydaşları bir projenin başlaması gerektiğine ikna etmektir. Proje teklifini genelde üst düzey bir kurum yöneticisi hazırlar. Yani teklifi sizin hazırlamanıza gerek olmayabilir, ancak yine de teklif sürecini takip etmeniz gerekir. Proje teklifi, projeyle elde edilmek istenen hedefleri ve etkiyi anlamanıza yardımcı olan ideal bir başlangıç noktasıdır.
İkinci belge çeşidi olan proje başlatma belgesi, projeyi açıkça tanımlayan ve projenin hedeflerine ulaşması için gerekli bilgileri ana hatlarıyla belirten resmi bir belgedir. Proje başlatma belgesi projeyi organize etmenize, yapılacak görevler için bir çerçeve oluşturmanıza ve bu bilgileri projedeki ilgili kişilere iletmenize olanak tanır. Proje başlatma belgesi, projedeki faydaların proje maliyetlerine kıyasla ağır bastığını açıkça ortaya koyar.
Bu projenin yaratacağı değer nedir? Bu proje sayesinde kurumunuz ne kadar para tasarruf edebilir? Bu projeye ne kadar zaman harcamamız gerekecek? Bu soruların cevaplarını başlatma belgenize eklemeniz gerekir. Belgenize bu tür bilgileri dahil etmek, sizin ve paydaşlarınızın projenin değeri hakkında hemfikir olmanızı sağlar.
Başlatma belgesi aynı zamanda sizin ve paydaşlarınızın projenin ayrıntıları hakkında mutabık olmanızı da sağlar. Proje başlatma belgesinin onaylanması yönetimin projeyi desteklediğini belirtmekle birlikte aynı zamanda projenin kurum ihtiyaçlarına uygun bir proje olduğundan da emin olmanızı sağlar.
Başlatma belgesi oluşturmak, belgenin biçimi veya hedef kitlesi fark etmeksizin projedeki herkesin planlama aşamasına geçilmeden önce projenin nasıl ilerleyeceği hakkında hemfikir olabilmesi için gerekli bir uygulamadır.
Proje başlatma belgesi dinamik bir belgedir. Yani proje ilerledikçe bu belge geliştirilebilir. Proje yöneticisi olarak başlatma belgesini proje süreci boyunca inceleyecek ve geliştireceksiniz.
Farklar
Proje teklifi, proje başlatma belgesine kıyasla projenin daha erken bir aşamasında oluşturulur. Teklif, projenin kabul edilmesi yönünde şirketi etkileyerek ve ikna ederek projeyi başlatma aşamasına geçmenizi sağlar. Proje başlatma belgesi de benzer bir işlev görür ve genellikle başlatma aşamasının sonunda oluşturulur. Ancak başlatma belgesinin amacı daha çok projenin önemli ayrıntılarını açıkça tanımlamaktır.
Bu iki belge arasındaki bir diğer fark ise başlatma belgesinin proje yaşam döngüsü boyunca bir referans noktası görevi görmesidir. Teklif yalnızca ilk aşamalar sırasında kullanılır.
Araçlar
Araçlar bir proje yöneticisinin veya proje ekibinin kaynakları yönetmesine ve işleri organize etmesine yardımcı olur. Araçları kullanarak çeşitli görevlerle ilgili detaylı bilgilerin takibini yapabilir ve birçok farklı kişiyle daha kolay iletişim kurabilirsiniz.
Proje yönetimi araçları paydaşlar dahil projedeki herkes için görünürlüğü ve şeffaflığı artırır. Birbirinden çeşitli araçlar sayesinde pek çok farklı şey yapabilirsiniz, mesela görevlerin, teslimatların ve ara hedeflerin ilerlemesini takip etmek gibi.
Araçlar ayrıca bütçenizi yönetmenize, faydalı grafikler ve şemalar oluşturmanıza, sözleşmeleri ve lisansları yönetmenize ve paydaşları bilgilendirmenize yardımcı olabilir.
En yaygın araç türlerinden biri zaman çizelgesi oluşturma ve iş yönetimi yazılımlarıdır. Piyasada birbirinden farklı pek çok iş yönetimi yazılımı bulunuyor, bunlar gibi popüler araçlar dahil. Bazı araçlar kullandığınız proje metodolojisi veya projedeki görev ve insan sayısı gibi çeşitli unsurlara bağlı olarak projeniz için daha uygun olabilir.
İş yönetimi yazılımları oldukça kullanışlı araçlardır. Projenin gidişatına dair genel bir görünüm sunar; böylece ekibinizle ne zaman iletişime geçmeniz gerektiğini belirleyebilirsiniz.
Verimlilik araçları siz ve ekibiniz için oldukça yararlı olabilir. Bu araçlar arasında Microsoft Word veya Google Dokümanlar gibi kelime işlemci araçları yer alıyor. Bu araçları ekiple paylaşılan dokümanlar oluşturmak için kullanabilirsiniz, örneğin önceki videoda beraber doldurduğumuz proje başlatma belgesi gibi.
Dokümanlar ve elektronik tablolar gibi verimlilik araçları ve e-posta ile sohbet gibi iş birliği araçları oldukça basit araçlardır, bu nedenle az sayıda görev ve ekip arkadaşı olan küçük projelerde kullanmak için ideal çözümlerdir. Zaman çizelgesi ve iş yönetimi yazılımları ise daha fazla sayıda görev ve insan içeren büyük projelerde oldukça kullanışlıdır.
İş yönetimi araçları olarak da adlandırılan özel proje yönetimi araçları bulunur. Asana, Monday.com, Basecamp ve Trello gibi proje yönetimi araçları, projeleri yönetmek için tercih edilen en gözde araçlardan bazılarıdır. Bu araçlar pek çok proje aşamasında yapılacak işleri planlamanıza, takip etmenize ve tamamlamanıza yardımcı olur. Görsel olarak ilgi çekici tasarımlara ve otomatikleştirilmiş özelliklere sahip olan bu araçlar, proje yöneticisinin günlük görevlerinde zamandan tasarruf etmesini sağlar ve verimliliği artırır.
- Asana ve Asana Rehberi
- Basecamp
- Trello
- Jira
- ClickUp
- Monday.com
- Microsoft Project veya ProjectLibre (açık kaynak)
- Smartsheet (Demo)
İBRAHİM CAN ERDOĞAN
